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Datenschutzerklärung des Vereins Fit und gesund MG e.V.

Speicherung von Daten:

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein dessen Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Telefon-/Faxnummer und Mailadresse auf. Diese Informationen werden in dem vereinseigenen EDV-System gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein grundsätzlich nur intern verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind (z. B. Speicherung von Telefon- und Faxnummern einzelner Mitglieder) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

Alle Einzelheiten zur Speicherung der Daten sind in der Datenschutzverordnung des Vereins Fit und gesund MG e.V.  hinterlegt.

Öffentlichkeitsarbeit:
Der Verein informiert die Tagespresse über Ergebnisse und besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen.
Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.

Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder und Übungsleiter:
Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, vor allem Veranstaltungen und deren Ergebnisse sowie Feiern auf der Homepage bekannt. Dabei können personen-bezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung mit Ausnahme von Ergebnissen. Mitgliederverzeichnisse werden ausschließlich an Vorstandsmitglieder und Übungsleiter ausgehändigt, die im Verein eine Funktion ausüben, die die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden. 

Datenschutzordnung des Vereins Fit und gesund MG e.V.

§ 1 Allgemeines

(1) Diese Datenschutzordnung regelt die Grundzüge der Datenerhebung, der Datenverarbeitung und der Datennutzung personenbezogener Daten, die im Rahmen der Verwaltung des Vereins Fit und gesund MG e.V. anfallen.

(2) Personenbezogene Daten im Sinne des Abs. 1 sind Daten der eigentlichen Mitgliederverwaltung.

(3) Die grundlegenden rechtlichen Regelungen finden sich im Bundesdaten-schutzgesetz (BDSG), das in seiner jeweils geltenden Fassung Anwendung findet.

§ 2 Datenerhebung

(1) Mit der Antragstellung auf Aufnahme in den Verein Fit und gesund MG e.V. werden durch die Geschäftsstelle des Vereins Fit und gesund MG e.V. die nachfolgend genannten Daten erfasst:

a. Vor- und Nachname

b. Geburtsdatum

c. vollständige Postanschrift

d. Telefon- und Faxnummer

e. E-Mail-Adresse

(2) Die Mitgliedschaft kann nur dann erworben werden, wenn in die Erfassung der persönlichen Daten eingewilligt wird. Es müssen mindestens die Grunddaten (vollständiger Vor- und Nachname, Anschrift, Zahlungsart) erfasst werden. Die vorgenannten Daten werden für die Mitgliedschaft im Vereins Fit und gesund MG e.V. erhoben und gespeichert. Das Mitglied kann die Einwilligung schriftlich jederzeit

widerrufen. Dies hat aber zur Folge, dass die Mitgliedschaft im Vereins Fit und gesund MG e.V. gestrichen werden muss, da die Datenspeicherung hierfür erforderlich ist; die Verpflichtung der Beitragszahlung bleibt hiervon unberührt.

§ 3 Datenspeicherung

(1) Die unter § 1 erhobenen Daten werden in EDV-Systemen der Geschäftsstelle des Vereins Fit und gesund MG e.V. gespeichert. Jedem Mitglied des Vereins wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnis-nahme Dritter geschützt. Sonstige Informationen zu den Mitgliedern und Informa-tionen über Nichtmitglieder werden vom Verein grundsätzlich nur verarbeitet oder genutzt, wenn sie der Förderung des Vereins zwecks nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung oder Nutzung entgegenstehen würde.  

(2) Zusätzlich zur Datenspeicherung wird das Beitrittsformular aus Gründen der Nachweispflicht archiviert. Auch diese personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

(3) Schriftliche Kontaktaufnahmen (z. B. Briefe) der Mitglieder mit der Geschäftsstelle werden ebenso papiergebunden archiviert. Bei einigen Dokumenten (z. B. SEPA-Lastschriftmandat) erfolgt eine Digitalisierung und Speicherung in der elektronischen Mitgliederdatei. Dies dient ausschließlich der prozessoptimierten Arbeit der

Geschäftsstelle und des Vorstands.

(4) Die Mitglieder des Vorstandes verfügen über keine personenbezogenen Unterlagen aus ihrer Tätigkeit für den Verein Fit und gesund MG e.V. Sollten im Rahmen ihrer Tätigkeit personenbezogene Unterlagen anfallen, so sind diese entsprechend den datenschutzrechtlichen Bestimmungen aufzubewahren.

Nach dem Ausscheiden aus dem Vorstand werden eventuell gesammelte Daten an den unmittelbaren Amtsnachfolger oder die Geschäftsstelle des Vereins Fit und gesund MG e.V. übergeben.

§ 4 Datennutzung und -verwendung

(1) Die erhobenen und erfassten Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Vereinsverwaltung erhoben und gespeichert.

(2) Die Daten dürfen im Rahmen ihrer Zweckbestimmung in einer automatisierten Datei (Verwaltungssoftware) gespeichert werden. Im Rahmen der Implementierung und/oder Wartung der Verwaltungssoftware ist ein Zugriff durch den Hersteller der

Verwaltungssoftware möglich. Hierbei werden die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere zur Auftragsdatenbearbeitung beachtet. Mit dem Hersteller der Verwaltungssoftware wird eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach § 62 BDSG geschlossen.

(3) Eine Weitergabe von persönlichen Daten erfolgt nur nach vorheriger Einwilligung. Eine Veröffentlichung von Mitgliederdaten (z. B. Mitgliederverzeichnis) im Internet oder in anderen Publikationswegen erfolgt nicht.

(4) Die gespeicherten Daten werden ohne Zustimmung des Betroffenen nicht an Personen oder Institutionen außerhalb des Vereins (insbesondere für Werbezwecke)

weitergegeben oder in sonstiger Weise zugänglich gemacht. Innerhalb des Vereins darf die Weitergabe der Daten nur nach Maßgabe dieser Datenschutzordnung erfolgen.

(5) Die Mitarbeiter der Geschäftsstelle und die Mitglieder des geschäftsführenden

Vorstands, die mit der Mitgliederverwaltung beauftragt sind bzw. die für die

Betriebsbereitschaft des Mitgliederverwaltungssystems verantwortlich sind, haben

Zugriff auf die Mitgliederdaten.

(6) Daten, die für andere Zwecke der Verwaltung des Vereins anfallen, dürfen nur von den für diesen Zweck bestimmten Personen genutzt werden

.

(7) Den unter Abs. 5 und 6 genannten Personen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten oder zu nutzen (Datengeheimnis). Vor Aufnahme ihrer Tätigkeit sind diese Personen auf das Datengeheimnis gem. § 5 3 BDSG zu ver-pflichten.

§ 5 Beendigung der Mitgliedschaft: Sperrung und Löschung von Mitgliederdaten

(1) Wird die Mitgliedschaft gekündigt oder endet aus einem sonstigen Grund, so werden die erhobenen persönlichen Daten mit dem rechtlichen Austritt (31.12. des jeweiligen Geschäftsjahres) gesperrt und nicht mehr weiter verwendet.

(2) Wünscht ein Mitglied die komplette Löschung der erhobenen Daten, so kann dies

formlos bei der Geschäftsstelle beantragt werden. Die Geschäftsstelle wird diese

Datenlöschung umgehend veranlassen.

(3) Eine etwaige Verpflichtung zur Aufbewahrung von Unterlagen, die sich aus den

Bestimmungen des Handels-, Steuerrechtes oder nach anderen Vorschriften ergibt,

bleibt von den Regelungen in Abs. 1 und 2 unberührt

.

§ 6 Rechte der betroffenen Mitglieder

(1) Werden erstmals personenbezogene Daten für eine Mitgliedschaft gespeichert, so wird der Betroffene hierüber informiert und um seine Zustimmung gebeten. Dies erfolgt über den Antrag auf Mitgliedschaft auf einem Formblatt.

(2) Mitglieder können jederzeit Auskunft zu den über sie gespeicherten Daten verlangen. Sollten die Daten fehlerhaft sein, so besteht der Anspruch auf Berichtigung.

Gespeicherte Daten, die zur Verwaltung und Arbeit des Vereins nicht erforderlich sind, werden auf Antrag durch das betroffene Mitglied ebenfalls gelöscht.

(3) Auskunftsersuchen nach § 34 BDSG sind schriftlich in formloser Art an die

Geschäftsstelle Vereins Fit und gesund MG e.V.  zu richten.

§ 7 Beschluss und Änderung der Datenschutzordnung

(1) Diese Datenschutzordnung wird durch den Vorstand des Vereins Fit und gesund MG e.V. beschlossen und den Mitgliedern durch Veröffentlichung auf der Internetseite des Vereins Fit und gesund MG e.V. bekannt gegeben.

(2) Änderungen können nur durch schriftlichen Antrag von mindestens einem Mitglied gegenüber dem Vorstand beantragt werden. Der Vorstand beträgt über den

Änderungsantrag und verfügt ggf. die Änderung der Datenschutzordnung.

§ 8 Schlussbestimmungen

Sofern Teile oder einzelne Formulierungen dieser Datenschutzordnung der geltenden Rechtslage nicht, nicht mehr oder nicht vollständig entsprechen sollten, bleiben die übrigen Teile der Ordnung in ihrem Inhalt und ihrer Gültigkeit davon unberührt.

Diese Datenschutzordnung wurde vom Vorstand am 14.05.2018 beschlossen.